資料。視覺。玩簡報

平常製作簡報的時候，經常有些物件調整好了格式 需要快速對齊或是平移 這時候你會怎麼做？右鍵複製＋複製，貼上？CTRL+C、CTRL+V？ 這邊推薦一個更有效率的作法 依舊是使用CTRL、SHIFT，但是要配上滑鼠左鍵 CTRL＋滑鼠左鍵 拖曳物件＝複製物件 (可選擇複數物件) SHIFT + 滑鼠左鍵 拖曳物件 = 水平/垂直移動物件 (可選擇複數物件) 當兩個一起按呢？ CTRL + SHIFT + 滑鼠左鍵拖曳物件 = 水平垂直複製物件 (可以操作複數物件) 知道這個技巧之後，當你在版面上製作相同格式的文字或圖形 可以運用這樣的方式快速的複製並且對齊

圖表(Chart) 只能用來呈現資料? 誰說的? 我有白紙黑字寫出來嗎? (誤 有沒有看過下面這種頁面？在描述特定事件的里程碑的時候經常會使用到 時間軸線通常的表述方式(文字方塊為事件) 你通常會怎麼做？ 開始插入線條，圓圈，然後配上對齊？ No No No 遊戲Boy...這樣做有以下缺點 耗時 難以維護或更新(都是手動調整) 這時候請想起你的好夥伴- "圖表 Chart" 首先，這張圖有沒有很像什麼？折線圖附帶資料點 (Line Chart w/ Markers) 所以你先做的就是插入空白的圖表 插入圖表 接下來，直接填入所需要的年份，數值直接輸入0即可 (注意! 在你要有事件的年份輸入即可，其他空白) 拉出年份 保留需要的事件年份(或是起終點) 產生後的一開始應該會長下圖 初始圖表  開始進行減法操作 刪除圖示, 表頭, 水平線 設定垂直軸, 為了確保時間軸都在圖表中間, 請將最大值及最小值設定正負相等(等距) 將軸置中, 確保時間軸線都位在圖表中央 將原始折線圖的Line移除(No Line), 然後調整X軸的線條顏色, 最後將資料點的大小設定完畢 完成圖 好啦，時間軸就這樣完成了，而且還方便日後的編輯操作，或是機動性調整 也不會有點跟點之間的間距不平均的問題 所以回到最後結論，不要把圖表視作資料的呈現方式，他們能做得比你想的多 甚至你也可以當作多時間軸重疊時的應用 就像下圖這樣 給個提示，這張圖是 用面積圖(Area Chart)製成的 留給有慧根的你去應用思考吧

製圖？ 先問問自己一個問題 你真的有搞懂要呈現的數據之間的相對關係嗎？ 為何要問？因為看了一些學生的簡報，在呈現數據的時候，所製作的圖表仍然都還有優化的空間 我們以下面這個論述來思考一下你會怎麼做 請呈現一段時間內，單一產品的全區域總設計產能、實際產出、實際消耗、開工率 (產出/產能) 你會怎麼呈現？腦中可能浮現很多種方式 如果我告訴你，我只會用一張圖做完，信嗎？ 設計產能, 實際產量, 實際消費, 開工率 先想好你的資料屬性之間是什麼關係 1. 產出一定是在總設計產能內 (資料間彼此包含)、但消耗量有可能超過總設計產能 2. 要凸顯實際生產跟實際消耗的差距 3. 開工率是%, 所以會應用到副座標軸 有了這些思考模式，剩下就是手繪-實際構圖 並且先劃出引導圖，指引聽眾該怎麼閱讀這張圖，之後就會很快速 再來一個例子 在一段期間內，呈現單一國家每個月的特定產品進口量、出口量以及貿易盈餘 你怎麼想？是像這樣嗎？ 2017年某國的每月進出口狀況 我的想法是 1. 貿易盈餘 = 出口量 - 進口量 2. 出口與進口互為減項 (通常是出口正、進口負) 想好了之後，結果呢？ 有沒有覺得閱讀速度差很多呢？ 所以，製圖是好事，但是做之前 先搞懂你的資料的相對關係 再決定你要繪製的方式！

數據呈現，到底該用圖表？表格？還是...？ 相信這是大多數人在處理數據相關資料時第一浮現的問題 我們細分幾個等級: LV1: 數字塞進表格(Table)直接丟出來 LV2: 數字轉化做成圖表(Chart) LV3: 思索所要傳達給讀者的終極訊息，考量讀者所能接收的資訊總量，進而排序呈現方式 以下我們來舉個例子 你是區域負責人 需要向國外呈現出部分地理區域的客戶消費 以及我們公司在這些區域的訂單狀況, 來判斷新的據點應該設在哪裡 讀者(國外)有以下狀況: 不是很熟地理區, 但想要了解 比較關心訂單狀況 You got only 1 page, what will you do? 依照剛剛的三個等級, LV1跟2就不多談了 我們應該可以想得出來出現的狀況... (大概就是一堆表格跟圖) 但是是否能夠滿足讀者的需求？ 所以這時，LV3的思考模式很重要 究竟讀者對於特定數據的需求，是 精準需求 or 感知需求 精準需求：會思考絕對數值 感知需求：比較偏向理解相對關係或位置 這樣判斷之後，可以決定我們怎麼操作 所以在這樣的案例之下，我的解決方案如下 應用的邏輯是？ 顏色傳遞相對資訊 圖表傳遞精準數據 運用遮罩塑造版面立體程度，使得可操作空間增加(圖層堆疊) 做任何頁面前，請先深思　讀者真正的需求，不要浪費任何人的閱讀時間 你才會是老司機

斷裂圖？相信應該很多人都有碰過 如果數據內包含了過高的數值，偏偏又只有一些 這時候應該會想到小時候老師教的，畫座標軸的時候用兩條線劃過Y軸 但在Excel上，應該如何實作？ 我們來一步步分解吧 A跟B完全影響了圖表閱讀 我們先來看你認為的原始數據 原始數據 接下來開始記一下口訣 柱子數值，柱子標籤，Y軸數值，Y軸標籤。各個擊破 Step1. 調整柱子長度 直接除上參數, 調到你認為合理好判斷的數值 直接使用After並且使用柱狀圖， 請注意(務必多拉一個空格，後面有用) 結果如下 柱子長度調整完畢 Step2. 調整Y軸 由於目前的實際數值(柱子)最大值是3000，所以實際上需要的座標軸應該是0~3500(假設500一跳)，所以請依照實際的狀況，設計一個資料表如下方圖所示 (Scatter區域) 實際資料圖 Scatter裡面的區域就是即將替換成為新座標軸的資料區域 接下來 將Adjust KPI新增至圖表內, 並且調整為散佈圖 X軸的數值全數以0, Y軸數值則為0~3500 並且進入水平軸(X軸的設定) Axis option- On tick marks 結果如下圖 新增的散佈圖座標點 Step3. 修正Y軸座標 由於目前現況Y軸Excel預設最大值為4000，所以進入選單 將Y軸最大值調整為3500 ，與散佈圖的最大值相同 並且新增散佈圖的資料標籤，但是 標籤設定上取用Real Axis(橘色區域)的數值 ，結果如下圖 散佈圖的資料標籤已經足以取代原始的Y軸 Step4. 取代Y軸座標 移除原始的Y軸座標資料，將散佈圖的 資料標籤設定至左方 將 資料標籤底色填滿(顏色自選) ，就可以遮住橫線 並且將Bar的資料標籤內容選取為實際的KPI (500~35000, 實際資料圖的橘色區域) 結果如下 只差最後一步 Step5. 加入斷裂圖形 新增 平行四邊形並且加以旋轉 放入Bar中間，2500~25000之區段，就完成了 步驟有點多，但掌握了要點，剩下的一步一步拆解應該不難

文字，文字，簡報盡量不要放長篇文字 相信大家經常都聽過老師或是講師耳提面命吧 但生活沒有這麼理想的：如果我們真的還是碰到該怎麼辦？ E.g. 法律條文，政府文件，怕因為不熟悉文意反而變成斷章取義呢？ 下面四個步驟試試看 以下文為例 本公司在全球共有82個服務中心。服務中心包括四個團隊，分別為實施技術團隊、研發支持團隊、電話服務團隊、管理咨詢團隊；同時，服務中心提供四項服務：實施服務、營運維護、咨詢服務、培訓服務。 好了我知道你開始頭痛了，我們一步一步拆解吧 1. 分塊 分塊的意思就是經過閱讀後，把文章的段落進行拆解*(請注意!!只是拆解) 分塊後的結果 *拆解段落拜託不要進行刪除，因為如果碰到自己不熟悉的內容，反而容易陷入斷章取義的狀況 2.分層 (確認文章內容的主從關係) 使用分好的文章段落進行分層 分層後的結果 3.刪除 (刪除無用字串) 有幾種類型的句子可以刪除：原因、解釋、重複詞彙、輔助詞彙、鋪墊   刪除後，架構清楚很多 4.轉換 文意已經提煉完畢，就剩下外觀了 有很多種方式可以使用，除了純文字(字體大小、顏色區隔)，也可以帶入圖標(Icon)跟線條來強化邏輯 純文字排版 配上圖標跟連接線 純文字的操作大致上就是這樣的手法，前提永遠都是：你要對文意的領域有一定程度了解。操作起來才會比較上手，不然很容易曲解原文的意思。

圖文說明相信大家都經常碰到 通常你碰到圖文說明你會怎麼做? 畫紅圈? 加上圖文說明方塊? 你可能會做成像下面這樣 常見的圖文說明註解方式 可能已經很不錯了對吧，但這樣的方式仍然有幾個缺點存在 1. 讀者的眼睛仍然會受到紅圈以外的物件干擾 -雜訊 2. 註解文字的方塊底色很有可能受到圖片的影響, 甚至是遮擋到圖片 我們有更好的解決方案嗎？ 記得一句話： "人的眼睛習慣找亮的東西看，特別是關燈之後" 試試看下面這樣吧 是不是抓取重點的速度比起之前的做法快得多? 而且如果你想看別的東西仍然可以辨認 該怎麼做呢? 很簡單, 邏輯就是 "破洞的黑絲襪" 步驟: 套上絲襪 → 做出洞的模具 → 裁切 詳細步驟如下: 記得, 並不一定所有圖片都適合這樣操作, 端看簡報者自己的需求 技巧不是求炫, 而是追求讓讀者用更短的時間快速擷取更多的資訊 天下武功 唯快不破。 什麼是快？讀者讀得快才是快